Ngân sách là gì? Cách lập và quản lý ngân sách doanh nghiệp 2025

Không chỉ đơn thuần là một bảng tính với những con số khô khan, ngân sách là một kế hoạch tài chính chi tiết, định hướng cho doanh nghiệp trong việc phân bổ nguồn lực, kiểm soát chi tiêu và đạt được mục tiêu kinh doanh. Vậy, ngân sách là gì? Làm thế nào để thiết lập và quản lý ngân sách cho doanh nghiệp hiệu quả? Hãy cùng HDBank đi tìm câu trả lời ngay trong bài viết này.

 

 

Ngân sách là gì? Kế hoạch ngân sách là gì?

 

Ngân sách (trong tiếng anh được gọi là budget) là bản kế hoạch tài chính chi tiết về thu nhập và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định, có thể là một tháng, một quý hoặc một năm. Ngân sách trong doanh nghiệp có thể là:

- Ngân sách tổng thể: Bao gồm dự toán tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, từ sản xuất, bán hàng, quản lý đến tài chính. Đây là bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định.

- Ngân sách bộ phận: Được lập cho từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp, chẳng hạn như ngân sách marketing, ngân sách sản xuất,...

- Ngân sách dự án: Là kế hoạch chi tiêu cho một dự án cụ thể, bao gồm các khoản chi phí cần thiết để thực hiện dự án. Ngân sách này giúp kiểm soát chi phí trong quá trình thực hiện và đánh giá hiệu quả kinh tế của dự án.

Kế hoạch ngân sách là quá trình xây dựng ngân sách, bao gồm việc xác định mục tiêu tài chính, dự đoán doanh thu, ước tính chi phí và phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp với định hướng phát triển của doanh nghiệp. Một kế hoạch ngân sách tốt cần cân bằng giữa tính chính xác và tính linh hoạt để có thể thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh.

 

Vì sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?

 

Lập kế hoạch ngân sách không chỉ đơn thuần là việc dự trù kinh phí mà còn giúp doanh nghiệp trong một số khía cạnh sau:

 

Định hướng chiến lược và mục tiêu

 

Ngân sách giúp doanh nghiệp cụ thể hóa các mục tiêu chiến lược thành các chỉ tiêu tài chính rõ ràng, chi tiết và có thể đo lường được. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu, ngân sách sẽ định rõ các nguồn lực cần thiết, các kênh đầu tư ưu tiên và dự báo doanh thu kỳ vọng. Tương tự, đối với việc mở rộng thị trường, ngân sách có thể bao gồm các khoản chi cho nghiên cứu thị trường, chiến lược tiếp cận khách hàng mới, hoặc quảng bá thương hiệu. 

 

Quản lý tài chính hiệu quả

 

Bằng cách dự đoán và phân bổ chi phí, kế hoạch ngân sách giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu, tránh lãng phí và tối ưu hóa nguồn lực. Đồng thời, ngân sách còn hỗ trợ dự đoán dòng tiền, giúp doanh nghiệp chủ động quản lý vốn lưu động và đảm bảo khả năng thanh toán.

 

Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh

 

Ngân sách cung cấp các số liệu tài chính quan trọng như chi phí, lợi nhuận và các chỉ tiêu liên quan. Dựa trên những số liệu này, nhà lãnh đạo có thể đưa ra các quyết định kinh doanh, vay vốn hoặc tuyển dụng nhân sự một cách hiệu quả và chính xác hơn dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.

 

Nguyên tắc lập ngân sách hiệu quả

 

Để lập ngân sách hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Tính thực tế: Ngân sách nên được lập dựa trên số liệu tài chính lịch sử, phân tích thị trường và dự đoán hợp lý, tránh ước tính quá lạc quan hoặc bi quan. Điều này đảm bảo tính khả thi và thực tế của ngân sách.

- Tính linh hoạt: Ngân sách cần đủ linh hoạt để điều chỉnh khi có biến động trên thị trường hoặc trong nội bộ doanh nghiệp.

- Tính toàn diện: Các khoản ngân sách cần được phân bổ theo thứ tự ưu tiên, tập trung vào những hoạt động mang lại giá trị cao nhất hoặc phù hợp với chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. Hơn nữa, ngân sách hiệu quả cần tính đến các rủi ro tiềm ẩn và có các khoản dự phòng để ứng phó với những tình huống bất ngờ.

- Tính minh bạch: Quy trình lập ngân sách cần rõ ràng và minh bạch, với sự tham gia của các bộ phận liên quan. Điều này giúp đảm bảo sự phối hợp và trách nhiệm giải trình trong quá trình thực hiện.

>>> Xem thêm:

- Cách lập bảng chi tiêu gia đình hàng tháng chi tiết A - Z

- Cách lập bảng chi tiêu cá nhân trong 1 tháng để quản lý tài chính hiệu quả

- Cách quản lý tài chính cá nhân của người thành công

 

Cách lập ngân sách doanh nghiệp hiệu quả

 

Quy trình lập ngân sách doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau:

 

Xác định mục tiêu

 

- Xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp muốn đạt được trong kỳ ngân sách.

Ví dụ: Tăng trưởng doanh thu 20%, mở rộng thị phần 10%,...

- Mục tiêu cần được cụ thể hóa bằng các chỉ số đo lường (KPIs) như doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng, thị phần,...

 

Thu thập và phân tích dữ liệu

 

- Xem xét doanh thu, chi phí, lợi nhuận, và dòng tiền của các kỳ trước.

- Sử dụng các mô hình thống kê để phân tích xu hướng ngành, nhu cầu khách hàng và các yếu tố kinh tế vĩ mô tác động đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Đánh giá nguồn lực hiện có, bao gồm nhân sự, máy móc, cơ sở vật chất,...

 

Ước tính doanh thu và chi phí

 

- Dự báo doanh thu dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử, phân tích nhu cầu thị trường và kế hoạch bán hàng. Đồng thời, phân chia doanh thu theo sản phẩm, dịch vụ hoặc thị trường để tìm ra xu hướng tăng trưởng hoặc giảm sút.

Ví dụ: Phân tích dữ liệu bán hàng 3 năm gần nhất cho thấy doanh số bán hàng thường tăng cao vào dịp lễ tết. Dựa trên xu hướng này, doanh nghiệp có thể dự đoán doanh thu cho các dịp lễ tết năm nay.

- Phân loại chi phí theo chi phí cố định và chi phí biến đổi để kiểm soát ngân sách hiệu quả. 

- Ước tính chi phí cho từng hoạt động cụ thể, chẳng hạn như chi phí sản xuất, chi phí marketing,... để đảm bảo mọi kế hoạch phù hợp với mục tiêu chung.

 

Lập bảng ngân sách và dự phòng ngân sách rủi ro

 

Ngân sách có thể được lập theo 3 phương pháp, bao gồm: 

+ Ngân sách từ trên xuống: Ban lãnh đạo đưa ra ngân sách tổng, sau đó phân bổ xuống các bộ phận.

+ Ngân sách từ dưới lên: Các bộ phận lập ngân sách riêng, sau đó tổng hợp lại thành ngân sách chung của doanh nghiệp.

+ Ngân sách dựa trên hoạt động: Ngân sách được lập dựa trên chi phí của từng hoạt động cụ thể.

Do đó, người chịu trách nhiệm lập kế hoạch ngân sách phải làm việc với từng bộ phận để hiểu nhu cầu cụ thể và phân bổ nguồn lực cho cho từng hoạt động. Sau đó, xác định các KPIs cụ thể để theo dõi việc thực hiện ngân sách một cách hiệu quả.

- Phân bổ ngân sách theo từng giai đoạn (theo tháng hoặc quý) để kiểm soát tiến độ thực hiện và điều chỉnh kịp thời khi cần.

- Dự trù một khoản chi phí dự phòng để đối phó với rủi ro bất ngờ. Mức dự phòng thường từ 5-10% tổng ngân sách, tùy thuộc vào mức độ rủi ro của ngành và doanh nghiệp.

>>> Xem thêm:

- Tín phiếu là gì? Cách phân biệt tín phiếu, cổ phiếu, trái phiếu

- Chứng khoán là gì? Những thông tin cần biết về chứng khoán

- Thanh khoản là gì? Ý nghĩa và công thức tính thanh khoản

 

Kiểm tra và phê duyệt ngân sách

 

- Rà soát lại ngân sách để đảm bảo tính khả thi, không bỏ sót hạng mục quan trọng.

- Trình bày ngân sách cho lãnh đạo cấp cao để nhận góp ý, chỉnh sửa và phê duyệt.

 

Theo dõi và điều chỉnh trong quá trình thực hiện

 

- Thường xuyên so sánh kết quả thực tế với ngân sách đã lập để phát hiện sai lệch.

- Tổ chức các cuộc họp đánh giá ngân sách, báo cáo kết quả thực hiện để điều chỉnh kịp thời khi có biến động hoặc thay đổi chiến lược.

 

Hướng dẫn quản lý ngân sách trong doanh nghiệp

 

Ngân sách không hoạt động độc lập mà liên quan mật thiết đến các kế hoạch của doanh nghiệp. Do đó, để quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả, quý khách có thể cân nhắc một số gợi ý sau đây:

- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan trong suốt quá trình trình lập và thực hiện ngân sách. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và khả thi của kế hoạch.

- Đảm bảo nhân viên hiểu rõ về ngân sách và vai trò của họ trong việc thực hiện ngân sách. 

- Xây dựng hệ thống báo cáo rõ ràng, dễ hiểu và được cập nhật liên tục. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm chuyên dụng hoặc bảng tính Excel, Google Sheets để quản lý ngân sách một cách hiệu quả và chính xác. 

- Theo dõi, cập nhật và đánh giá thường xuyên kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách để có biện pháp điều chỉnh kịp thời.

- Luôn có một khoản dự phòng trong ngân sách để đối phó với những tình huống bất ngờ hoặc những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

 

Các công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách hiệu quả

 

Hiện nay có rất nhiều công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách, từ các bảng tính Excel đơn giản đến các phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp. Việc lựa chọn công cụ nào phụ thuộc vào quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:

- Microsoft Excel/Google Sheets: Dễ dàng sử dụng để lập bảng ngân sách, dự báo tài chính và phân tích dữ liệu cơ bản.

- Phần mềm kế toán MISA AMIS: Quản lý và lập báo cáo tài chính, dự toán ngân sách và hỗ trợ các nghiệp vụ phù hợp với quy định kế toán tại Việt Nam. 

- Fast Accounting: Quản lý ngân sách cho các doanh nghiệp từ nhỏ đến vừa với giao diện thân thiện, dễ sử dụng.

- Base.vn: Phù hợp với các doanh nghiệp đang số hóa quy trình quản lý, được ứng dụng phổ biến trong việc theo dõi tiến độ, ngân sách trong các dự án và phòng ban.

- Odoo ERP: Giảipháp quản trị doanh nghiệp toàn diện có thể tùy chỉnh để phù hợp với các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Hy vọng HDBank đã cung cấp cho quý khách những kiến thức hữu ích về ngân sách là gì và cách lập ngân sách hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp. Việc áp dụng hiệu quả các nguyên tắc và quy trình lập ngân sách sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ vững vàng vượt qua những thách thức mà còn nắm bắt những cơ hội để phát triển mạnh mẽ và bền vững.